انبار محل و فضایی است که یک یا چند نوع کالای بازرگانی، صنعتی، مواد اولیه و یا فرآورده های مختلف درآن نگهداری می شود که بر اساس یک سیستم صحیح، طبقه بندی و تنظیم

 WMS که مخفف کلمه warehouse management system (سیستم مدیریت انبار) نوعی نرم افزار  است که برای مدیریت عملیات در یک انبار از جمله مدیریت موجودی، فرایندهای جمع آوری و حسابرسی مورد استفاده قرار می گیرد.

از WMS می توان در اموری چون اضافه نمودن محصولات جدید، جمع آوری محصولات مورد نیاز، کنترل کیفیت موجودی، حمل و نقل، گزارش دهی، پیش بینی محصولات و مواد اولیه مورد نیاز، مدیریت کانال و … استفاده نمود.

هدف هر انبار کنترل ورود و خروج و موجودی کالاها به بهترین و موثرترین روش ممکن است.
بوسیله‌ی سیستم مدیریت انبار پروسه‌ی ورود و خروج و ارسال سفارشات با سرعت بیشتری امکان‌پذیر است. یک سیستم انبارداری درست و دقیق می‌تواند احتمال اشتباهاتی را که ممکن است هنگام حمل یک محصول رخ دهد را تا  حد زیادی کاهش دهد.با یک سیستم مدیریت انبار، یک شرکت قادر خواهد بود موجودی خود را به موقع مدیریت کند. هر گام در این فرآیند، از زمان سفارش محصول یک مشتری تا دریافت این محصول ، می تواند با سوابق موجودی هماهنگ شود، که به کسب و کار در حداکثرسازی بهره وری، کمک می کند.

فواید سیستم مدیریت انبار

•  صرفه جویی در فضا به وسیله سیستم مدیریت انبار

زمانی که موجودی به درستی مدیریت شود بخش زیادی از فضای انبار حفظ می شود. به عبارت دیگر این سیستم به شما این امکان را می دهد که سفارش‌ها را به شکل دقیق انبار کرده و کنار هم بچینید و چفت کنید

• افزایش رضایت مشتریان و بهبود خدمات

  افزایش رضایت مشتریان و ارتقای خدمات از طریق کاهش خطاها در فرایند انجام سفارش دیگر مزیت استفاده از سیستم های مدیریت انبار می باشد.

• کاهش مصرف تجهیزات

  بالابر، کامیون، جک پالت و چرخ دستی تنها بخشی از تجهیزات مورد استفاده در انبارداری هستند. متاسفانه این تجهیزات به دلیل فرسودگی و استهلاک ناشی از ضربات جمع آوری، چینش مجدد و جابه جایی ناکارآمد طول عمر کوتاهی دارند

•  افزایش کارایی و بهره وری کارکنان

  استفاده از این سیستم ها در انبارداری علاوه بر تجهیزات، فواید قابل توجهی برای کارکنان نیز به همراه دارد. به عنوان مثال کارگرانی که می دانند محصولات دقیقا در کدام قفسه قرار دارند دیگر زمان کمتری صرف راه رفتن می کنند و ریسک فعالیت بیش از حد را کاهش داده و باعث ایجاد یک بهره وری مستمر در انبار می شوند. 

• کاهش آسیب پذیری از لحاظ امنیتی

   امنیت دیگر پاداش استفاده از سیستم های مدیریت انبار است! متاسفانه همیشه هستند افرادی که سعی در دزدیدن یا آسیب عمدی به محصولات را دارند. یک سیستم WMS موثر سوابق موجودی را به شکل دقیق ثبت می نماید و از آنجایی که ورود به سیستم وابسته به لاگین توسط اشخاص خاص است کارمندان رده مدیریتی این اطمینان را دارند که کارگران از محصولات اضافه دله دزدی نخواهند کرد.  

انواع سیستم های مدیریت انبار

انواع مختلفی از سیستم های مدیریت انبار وجود دارند. آنها می توانند سیستم های مستقل یا ماژول های یک سیستم ERP یا مجموعه اجرایی زنجیره تامین باشند. بسته به اندازه و پیچیدگی سازمان، سیستم می تواند مانند یک سری از لیست های دست نوشته ای که در صورت لزوم به روز می شوند، ساده باشد،

چه کسانی از سیستم مدیریت انبار سودمند می شوند؟

صادقانه، تمام انبارها می توانند از اجرای WMS بهره مند شوند. و در داخل این انبارها، WMS به نفع افراد است.یک WMS مبتنی بر ابر (کلود) به این معنی است که IT ، با سخت افزار یا نصب پیچیده ای، ارتباط ندارد.  

تفاوت سیستم EPR و WMS

  ERP و WMS (برنامه ریزی منابع سازمانی و سیستم مدیریت انبار) ستون فقرات هر کسب و کار پخش، عمده فروشی، زنجیره تامین یا تجارت هستند. بدون این دو ، اینگونه کسب و کارها قادر به فعالیت نخواهند بود.
نسخه های قبلی سیستم های ERP مشارکت محدودی برای WMS داشتند. این ممکن است به دلیل آن باشد که بسیاری از شرکت ها، یک نرم افزار WMS را جداگانه برای مدیریت فعالیت های انبار خود نصب کرده اند. اما امروز، راه حل های نرم افزاری مدرن ERP، یا یک سیستم مدیریت انبار داخلی دارند، و یا یکپارچگی با یک سیستم مدیریت انبار موجود را فراهم می کنند.

تعریف برنامه‌ریزی منابع سازمان (ERP)

به انگلیسی( Enterprise resource planning) به اختصار( ERP )، شامل طیف وسیعی از فعالیت‌های مختلفی است که به بهبود عملکرد یک سازمان منتهی می‌شود و تمام داده‌ها و فرایندهای یک سازمان را در یک سیستم نرم افزاری و در قالب یک بانک اطلاعاتی به صورت پیوسته، منظم و دقیق مدیریت می‌نماید.
 ERP، یک علم و فن برای مدیریت منابع است.
یک بسته نرم افزار تجاری است که هدف آن یکپارچگی اطلاعاتی و برقراری جریان اطلاعات بین تمامی ‏بخش‌های سازمان از جمله مالی، حسابداری، منابع انسانی، زنجیره عرضه و مدیریت مشتریان است.

تاریخچه پیدایش ERP

جرقه استفاده از سیستم‌های اطلاعاتی به جنگ جهانی دوم برمیگردد و به تدریج استفاده از این سیستم‌ها در شرکت‌ها و سازمان‌ها عمومیت پیدا کرد. در دهه ۶۰ میلادی شرکت IBM سیستم کنترل انبار و برنامه‌ریزی تأمین مواد MRPI پیاده‌سازی کرد و تا دهه ۷۰ میلادی که شرکت SAP ERP مفهوم دقیق تری از MRP I و سپس MRP II را در سیستم‌های خود طراحی و پیاده‌سازی کردند. رفته رفته در کنار این سیستم‌ها سیستم‌های دیگری چون سیستم‌های مالی، فروش، نگهداری و تعمیرات، منابع انسانی و … طراحی و در سازمان‌ها مورد استفاده قرار گرفتند.

 ERPسیستم توانمندی است که در مقایسه با انبارداری سنتی، یکپارچگی پویاتری را برای تامین نیازهای مالی بازار به ارمغان می‌آورد. به‌علاوه، سرعت رشد اینترنت اشیا (IoT) و وابستگی تولیدکنندگان، کارکنان، شرکای تجاری و تامین‌کنندگان به آن می‌تواند دسترسی سریع و درلحظه به تقاضای بازار به‌واسطه دستگاه‌های هوشمند را ممکن سازد.

برخی مزایای ERP

• کاهش هزینه های انبار
• کاهش هزینه سفارش ها
• کاهش هزینه عملیات مالی
• کاهش هزینه حمل و نقل
• کاهش حجم مورد نیاز سرمایه گذاری
  سیستم ERP این امکان را در اختیار شرکت‌ها قرار می‌دهد که به کمک دستگاه‌های هوشمند، میزان موجودی، فرایند حمل‌ونقل و سایر عوامل مهم از قبیل سودآوری، نقدینگی و ... را به‌طور مستقیم کنترل کنند. در عصر حاضر، استفاده از خودکارسازی برای سرعت بخشیدن و مقرون‌به‌صرفه شدن کارها، ضروری است. بنابراین، حصول اطمینان از انطباق منافع مختلف شرکت‌ها مستلزم بهره‌مندی از راهکارهای ERP است. صاحبان شرکت‌های بزرگ شروع به استفاده از راهکارهای ERP برای کنترل آسان پایداری شرکت در مواردی چون ورود و خروج محصول به انبار و یا کنترل کالاها کرده‌اند.

به منظور جلوگیری از انباشت بیش از حد و یا مواجهه با کسری کالا در انبار، میبایست نقاط کنترلی موجودی مرتبط با هر کالا در انبار مشخص شود.

مباحث کنترل موجودی انبار

کنترل موجودی عبارت است از جریانی که با توجه به ضمانت اقلام موجود در انبار یک سازمان و تاثیر عواملی همچون زمان، مکان، تعداد، کیفیت و هزینه برای بخش هایی مانند بخش های عملیاتی تولید، توزیع، فروش و مهندسی در دسترس افراد قرار بگیرد.عوامل مختلفی در کنترل موجودی اهمیت دارند اما از مهم ترین آنها میتوان به مقدارسفارش ونقطه سفارش اشاره کرد.

حداکثر موجودی مجاز

این نقطه کنترلی نشان دهنده حداکثر موجودی مورد نیاز یک کالا در انبار میباشد که به منظور جلوگیری از انباشت بیش از حد، از دست دادن آمار خرابی و ضایعات ناشی از انباشت، به وجود آمدن کالاهای سربار و یا منسوخ و نیز وسوسه سرقت و دزدی، میبایست تعیین گردد.

حداقل موجودی مجاز

این نقطه کنترلی نشان دهنده حداقل موجودی مورد نیاز یک کالا در انبار میباشد که پیش از رسیدن موجودی به این نقطه، سفارش جدید کالا رسیده و در انبار به موجودی فعلی اضافه خواهد شد. به هیچ عنوان موجودی کالا نمی بایست از این مقدار کمتر شود. چرا که با رسیدن به این نقطه و یا گذشتن از آن امکان توقف تولید به دلیل کسری کالا در انبار وجود دارد.

نقطه سفارش (مجدد)

نقطه سفارش هر کالا عددی بین حداقل و حداکثر موجودی مجاز آن کالاست. به طوری که مقدار تعیین شده تا پیش از رسیدن به نقطه حداقل موجودی، پاسخگوی نیاز بخش تولید از زمان سفارش مجدد کالا تا رسیدن آن به انبار باشد. بنابراین برای مشخص نمودن نقطه سفارش یک کالا نرخ مصرف آن در تولید و نیز مدت زمان مورد نیاز جهت سفارش تا رسید کالا به انبار، میبایست مد نظر قرار گیرند. با رسیدن به این نقطه (موجودی) انباردار فرایند ثبت درخواست خرید کالا را آغاز خواهد کرد.

مقدار سفارش

یکی از مهمترین مسائلی که انبارداران با آن مواجه هستند، مشخص نمودن مقدار هر سفارش خرید است که مقدار هر سفارش، یکی از نقاط کنترلی در انبار می باشد. ممکن است سفارش خرید مقدار زیادی از کالا موجب دریافت تخفیفهای ویژه و یا برخورداری از مزایای خرید عمده شود. اما باید در نظر داشت که به همان نسبت هزینه حمل و نقل و نگهداشت کالا در انبار نیز افزایش خواهد یافت. از طرفی ممکن است هزینه پایین حمل و یا نگهداشت کالا با تعداد کم برای سازمان به صرفه باشد. ولیکن در این صورت نیز مبلغ سفارش کالا به دلیل حجم پایین سفارش، افزایش می یابد. از این رو محاسبه مقدار سفارش به منظور کنترل هزینه های اهمیت بالایی دارد. یکی از فرمولهای مورد استفاده برای به دست آوردن این مقدار به شرح زیر است:

مقدار سفارش = (رادیکال 2 در مقدار مصرف سالیانه کالا * هزینه نگهداشت در انبار)

زمان انتظار (L.T)

یا Lead Time مدت زمانی بین سفارش خرید تا دریافت کالا.

موجودی خطرناک

موجودی خطرناک یک کالا در انبار مقداری پایین تر از حداقل موجودی مجاز است که به هیچ عنوان نباید موجودی به مقداری پایین تر از آن برسد. برای جلوگیری از رسیدن به این نقطه مسئول خرید باید نهایت تلاش خود را برای تامین کالای مورد نیاز به کار بندد. در غیر این صورت بدون شک تولید متوقف خواهد شد.

از مهم ترین مسایل در انبارها مساله دسته بندی و یا به نوعی طبقه بندی کالا ها در انبارهاست

انواع طبقه بندی های کالا ها در انبار

1. طبقه بندی کالا های مورد نیاز
2. طبقه بندی کالاهای موجود در انبار
3. طبقه بندی کالا در سطح مواد مورد نیاز صنایع کشور یا طبقه بندی استاندارد
4. طبقه بندی کالا بر اساس طرح ها و برنامه ها
5. طبقه بندی کالا بر حسب مراحل انجام کار و زمان مصرف

انواع موجودی های انبار

اجناس و کالاهای موجود در انبار اعم از موسسات تولید یا غیرتولیدی را می توان به پنج دسته به شرح زیر تقسیم نمود:

۱- مواد خام یا مواد اولیه

از این مواد برای تولید کالا استفاده می شود.

۲- مواد و لوازم مصرفی

مواد و لوازم مصرفی به موادی اطلاق می شود که به طور غیرمستقیم در تولید کالا دخالت دارد و یا در سازمان های تولیدی برای انجام خدمات جانبی مورد استفاده قرار داده می شود. این مواد بر اثر مصرف از بین می رود مانند کاغذ و مداد و یا وسایل بسته بندی در سازمان های تولیدی.

۳- مواد و لوازم در جریان ساخت

به موادی که مقداری تغییرات در مواد اولیه ی آن داده شده ولی هنوز به صورت کامل ساخته نشده است مواد و لوازم در جریان ساخت گویند.

۴- کالای تمام شده

به کالاهایی گفته می شود که از نظر ساخت به مرحله ی تکمیلی رسیده و قابل عرضه به بازار باشد.

۵- اجناس خریداری شده جهت فروش

این سری از اجناس شامل اجناسی هستند که بدون هیچگونه تغییری در آنها به بازار جهت فروش عرضه می گردد و به طور موقت در انبار نگهداری می شود. مانند انبار فروشگاه ها وموسسات.

کدگذاری کالا ( کدینگ کالا ) و فواید آن

ایجاد رویه و سیستمی که به وسیله آن اطلاعات و نشانه های مورد نیاز از شخصی به شخص دیگر یا از نقطه ای به نقطه دیگر به صورت خلاصه منتقل شود کد گذاری گویند.

مهمترین فواید سیستم کد گذاری عبارتند از:

1. جلوگیری از نوشتن جملات طویل و توصیفی وشناسایی کردن ساده ودقیق کالاها
2. استاندارد کردن کالا ها و کمک به جمع آوری صحیح آمار و اطلاعات آماری ومحاسباتی
3.  ثبت عملیات واردات و صادرات کالاها ونگهداری حساب دقیق مو جودی انبار توسط ماشین های الکترونیکی پیشرفته
4. صدور سفارش خرید به طور ساده و مطمئن و دقیق و پیگیری ساده تر امور و سهولت برنامه ریزی و کنترل

 انجام عملیات انبارداری و ذخیره سازی را به جهت اهمیت و تأثیر عملکرد مطلوب و یا نامطلوب آن بر سایر بخش های تولید نمی توان نادیده گرفت.

به طورکلی به عملیات تخلیه، بارگیری و نگهداری صحیح کالا تا زمان تحویل و ارائه به بازار مصرف، انبارداری گفته می شود

نحوه دریافت کالا

قبل از ذخیره سازی کالا در انبار ؛ لازم است اقداماتی اعم از کنترل ساختمان انبار، ماشین آلات حمل و نقل بارگیری و تخلیه و کنترلهای ایمنی و بهداشتی انجام شود

ساختمان انبار

قبل از ذخیره سازی بایستی نقایص احتمالی ساختمانی و ایمنی اعم از:

• سوراخ بودن سقف
• شکستگی شیشه ها
• خرابی درب ها، حفاظ ها، قفل ها و لولا ها
• و...

محوطه بیرونی انبار

محوطه بیرونی انبار به طور مرتب بهسازی گردد: مواد زاید به طور مرتب جمع آوری و علفهای هرز و بوتهها قطع گردد تا جمعیت موش ها تقلیل یابد.

ماشین آلات

باسکولها باید کنترل شوند و کلیه دستورالعمل ها در مورد تنظیم و نگهداری آنها کاملاً رعایت گردد. ضمن اینکه لازم است در مقاطع زمانی مشخص توسط سازمان استاندارد و تحقیقات صنعتی کنترل شده و گواهی لازم صادر گردد.

بهداشت و ایمنی

قبل از ذخیره سازی، ساختمان انبار و محوطه بیرونی آن را کاملاً تمیز کرده و در صورت نیاز، با تشخیص و نظارت آزمایشگاه، عملیات ضد عفونی صورت گیرد.

تخلیه کالا

همیشه قبل از تخلیه، محموله را به دقت بررسی نموده، تعداد بسته ها را شمارش، مشخصات کلی را یادداشت کنید. در صورت مشاهده علائم زیر:

بسته های صدمه دیده، شامل وجود سـوراخ و پارگی در گونی، پارگی در بسته بندی و بسته های واژگون شده

بسته های خیس و نمدار

بسته های باز شامل گونی کاملاً دوخته نشده، کارتن باز شده

به شرح زیر عمل کنید:

1. در صورت حضور بازرسان کالا؛ از آگاهی آنان نسبت به خسارات وارده اطمینان حاصل کنید و در برگه رسید کالا میزان صدمه و خسارات را عنوان نمایید در موارد جدی مشکل را به مسئولان گزارش کنید.
2. بسته های صدمه دیده را جداگانه انبار کرده و از قراردادن بسته ها با آسیب دیدگی های متفاوت در کنار یکدیگر نیز اجتناب کنید.
3. در اسرع وقت نسبت به دوختن گونی های باز شده و چسباندن کارتن های باز شده با چسب های نواری مخصوص بسته بندی، اقدام کنید.
4. نسبت به انتقال محتویات بسته های معیوب و گونی های پاره شده به بسته های جدید اقدام نمایید.

دقت و احتیاط در هنگام جابه جایی و تخلیه بسیار اهمیت دارد زیرا از آسیب دیدگی بسته ها جلوگیری می کند

هنگام حمل و جابجایی بسته ها به نکات زیر توجه کنید:

• به جای کشیدن گونی ها روی زمین آن ها را بلند کنید و یا از چرخ یا ارابه دستی استفاده کنید.
• از چنگک های فلزی که باعث سوراخ شدن بسته ها و ایجاد ضایعـات و ریزش محموله می شود، استفاده نکنید.
• کیسه ها را پرتاب نکنید.
• در زیر باران تخلیه انجام ندهید.

دسته بندی محموله

قبل از رسیدن کالا، باید مقدمات چیدن آن را فراهم نمود. زمین را تمیز کرده، میزان فضای مورد نیاز را با توجه به مقدار محموله، نوع کالا و بسته بندی آن، اندازه بسته ها، ارتفاع محموله و ارتفاع انبار، برآورد کنید. سپس طرحی برای چیدن ارائه دهید.

با کشیدن خطوط روی زمین می توانید مکان دقیق قرار گرفتن کالاها را مشخص کنید. توجه کنید که فواصل لازم برای حرکت و کار کارکنان در میان دسته ها لحاظ شود و کالاهای متفاوت، بسته بندی های مختلف و زمانهای متفاوت تحویل کالا (کالای جدید و قدیمی) باید در دسته بندی های متفاوت قرار داده شوند.

قرارگیری محموله روی پالت امکان عبور جریان هوا و سهولت نظافت قسمت های زیرین را فراهم می کند علاوه بر آن استفاده از پالت ذخیره سازی را ساده تر و محاسبه و کنترل موجودی و انبارگردانی را آسان می کند و در کاهش حوادث ناشی از کار و آسیب های وارده به کالا نیز مؤثر است. پالت های چوبی به دلیل استحکام کم و منافذ ریز می توانند محیط مناسبی برای تجمع و تخم گذاری آفات و حشرات باشند لذا این پالت ها در انبار مواد غذایی توصیه نمی گردد.

کد شناسایی کالا یا به اختصار کد کالا به منظور شناسایی و تشخیص تک تک کالاهایی که در انبار نگهداری می کنید مورد استفاده قرار می گیرد

 برخی از شرکت ها به جای کد کالا از نام هایی چون پارت نامبر (Part Code or Part Number)، شماره مدل، کد محصول یا SKU و … استفاده می کنند. ولی اسم آن را هر آنچه که بگذارید برای شما و سیستم هایی که استفاده می کنید ضروری است. اگر شما یا سیستم تان نتوانید به طور خاص هر کالا را شناسایی کنید دیگر نمی توانید وضعیت و محل نگهداری آن کالا را در موجودی انبار ثبت کنید. کد محصولات همچنین برای خلاصه نمودن توضیحات بیش از حد محصول مورد استفاده قرار می گیرند. به جای وارد نمودن نام یا توضیح کالا می توانید از یک عدد کوتاه تر استفاده کنید و اینگونه فرایند ورود داده و مدیریت موجودی نیز سرعت می یابد.

عوامل مؤثر در انتخاب سیستم و شیوه طبقه‌بندی 

1. تعداد اقلام انبار و کالاها و همچنین ظرفیت انبارها
2. وسایل نگهداری کالا و میزان صادرات و واردات کالاها
3. موقعیت جغرافیایی قسمت‌های مصرف کننده
4. مقررات و نظریه مقامات مسئول سازمان.

انواع روشهای کد گذاری

1. روش ساده با روش اعداد ترتیبی
2. روش اعداد گروهی
3. روش اعشاری یا روش دیوئی
4. روش حروفی یا الفبایی
5. روش نیمونیک یا روش استفاده از حروف اول نام کالاها
6. روش مخفی
7. روش کد نیگ ویژه
8. روش کد نیگ استاندارد

کدگذاری ساده با روش اعداد ترتیبی

در روش اول کالاها بترتیب ورود سریال می خورند مثل 1 و 2 و 3 ... و برای انبارهایی که تعداد اقلامشان محدود بود در قدیم استفاده میشد عیب این روش عدم توانایی در کنار هم گذاری کدهای دو کالای مشابه در صورت جدید الورود بودن یکی از آنها بود که بالافاصله باز این مشکل رفع شد مثل -1-510-15-...یعنی اعداد بین انها که کد کالای مشابه با شماره های قبل و بعد از آن را نشان می دهد.

کدگذاری روش اعداد گروهی

در روش اعداد گروهی کلیه کالاها را به چند گروه کلی متناسب تقسیم می نمائیم.مثال 350 قلم کالای موسسه را در 5 گروه تقسیم بندی می کنند لذا تعداد کالاها در هر گروه عبارتست از:
70=5÷350
یعنی70قلم در یک رده قرار می گیرد با30%شماره اضافی هر رده شامل100قلم کالا می گردد که از شماره70تا100جهت کالاهای  جدیدالورود می باشد بهمین ترتیب در هر رده 30%شماره اضافی از کل تعداد موجودی در هر رده در نظر گرفته می شود و رده دوم از 101 شمارش می شود و رده سوم از 201 و رده چهارم از 301 و رده پنجم از 401 این روش نقص روش ساده را ندارد در هر گروه
کدهای اضافی تعبیه شده است حسن دیگر آن این است که عدد اول از سمت چپ نشانگر گروه خاص آن موجودی است.
در مثال بالا 500 کد خواهیم داشت برای 5 گروه اصلی و 350 موجودی واقعی وهر 70 قلم در یک گروه قرار می گیرد.

کدگذاری اعشاری یا کدگذاری دیوئی

در روش اعشاری دیویی از عدد و اعشار استفاده می شود و بیشتر در کتابخانه ها متداول است مثال کد 7/15/24 عدد 24 بیانگر گروه کتاب  و دو رقم دوم یعنی 15 نمایانگر نام مولف و عدد 7 نشانگر نام کتاب است.

حروفی یا الفبایی

در روش حروف الفبایی از حروف و یا اعداد و حروف مرکب استفاده می شود که گروه اصلی با یک حرف و گروه فرعی و اصل کالا از حروف دیگر یا اعداد مشخص می شود.
کدگذاری نیمونیک یا کدگذاری با استفاده از حروف اول نام کالاها
در روش نیمونیک یا حروف اول نام کالاها که برای انبارها با موجودی کم بکار می رود نام کالا یا مشخصات چیزی را به اختصار بیاد ما می آورد مثل نزاجا=نیروی زمینی ارتش جمهوری اسلا می ایران یا ا.س.م =اسید سولفوریک مرگ و ... این روش محتاج به حضور ذهن خوب کارکنان انبارداری است.

کدگذاری مخفی

در روش مخفی ارقام و یا حروفی که برای کد گذاری بکار می رود اول دارای معنی و مفهوم خاص بوده و درک آنها مستلزم شناخت قبلی یا مراجعه به راهنما یا کلید روز خواهد بود مثل شماره خودروهای ارتش یا علایمی که در مخابرات تلگرافی از آنها استفاده می شود.

کدینگ ویژه

روش کدینگ ویژه جهت طراحی و کد گذاری اقلام انبار بنا به نیاز موسسه است که اقدامات زیر باید جهت انجام آن صورت گیرد:
اقدامات لازم برای کد گذاری:
الف) لیست برداری از انواع اقلام موجوددرانباردرحال و در آتی بدون لزوم ذکر مشخصات دقیق اجناس
ب) گروهبندی کردن انواع اقلام
ج) تصمیم راجع به تعداد به تعداد ارقام لازم و تخصیص شماره به هر گروه پس از تعیین گروههای اصلی و فرعی با رعایت احتیاجات آتی.
د) لیست برداری کامل و شماره گذاری اقلام
ه) تهیه دفتر راهنمای اقلام انبار
مراحل کار با بررسی اقلام نیازمندیها آغاز می شود بعد از فهرست نمودن آنها به گروه های اصلی مثل شیمیایی ، اداری ، الکترونیک و  ... تقسیم می شوند سپس اقلام داخل هر گروه فرضی شمارش شده و جلوی هر گروه نوشته می شود.
بدین ترتیب سیستم کد گذاری بشکل *0*-*0*-*0* در می آید و کلیه اقلام انبار را میتوان با 6 رقم مشخص نمود. بعد از کد گذاری همه اقلام موسسه کاملی با ذکر مشخصات دقیق و واحد مصرف جنس تهیه می شود و جای خالی یا اعداد رزرو نیز در نظر گرفته می شود. پس از طی مراحل فوق دفتر راهنمای انبارها تهیه می شود که مورد استفاده مصرف کنندگان ، انبار ، مامورین خرید و حسابداری قرار گرفته و بمنزله زبان یکنواخت قسمتهای مختلف عمل می نماید. در این دفتر مواردی چون نام و مشخصات کالا ، واحد مصرفی جنس ، شماره یا کد کالا و محل کالا در انبار بچشم میخورد. برای دستیابی به شماره یک جنس در دفترچه راهنمای اقلام باید اقدامات زیر را بعمل آورد
تعیین گروه اصلی مربوط به آن جنس.
تعیین گروه فرعی آن جنس که در داخل گروه اصلی قرار دارد.
تعیین شماره کالاهای مربوطه از داخل گروههای فرعی.

کدنیگ استاندارد

 روش کدنیگ استاندارد توسط هیئتهای مختلف و متشکل از سوی نمایندگان صنایع و مقامات دولتی کشورهای صنعتی بصورت دستی یا کامپیوتری و ماشینی جهت کلیه اقلام تهیه می شود و مورد استفاده اکثریت صنایع بزرگ قرار گرفته و میگیرد که به تناسب نیازهای خاص هر سازمان محتاج به ایجاد تغییراتی در ان هستیم نمونه ای از طبقه و کدبندی اجناس در جدولی متعاقباً مشاهده خواهد شد.
اولین بار بعد از تشکیل مرکز بین المللی آمار در سال 1885، جوامع بین المللی به تهیه یک مجموعه شناسایی یا تعرفه بین المللی بنام نمانکلاتور(Nomenclaturc) مبادرت نمودند که به تعرفه ژنو معروف گردید.
درسال 1959 نمانکلاتور جدیدی بنام نمانکلاتوربروکسل مورد تصویب اکثریت کشورهای عضو از جمله ایران قرار گرفت و از آن پس وارد کنندگان باید کالهای خود را با شماره صحیح آن اظهار می نمودند.

امروزه راه حل های نرم افزاری و اتوماسیون ها یکی از پرکاربردترین راه های سیستم سازی در واحدهای تولیدی صنعتی و همچنین بازرگانی می باشد.

تاثیر نرم افزار انبارداری تحت وب در مدیریت انبار همراه با پیاده سازی سیستم و روش های انبارداری نوین، منجر به رشد بسیار چشمگیر کاهش هزینه های انبارداری می شود.
نرم افزار انبارداری تحت وب یکی از سه عامل اصلی در هزینه های تدارکات، تأثیر مهمی در موفقیت تجاری هر شرکت دارد.
با این حال سوال در مورد این که آیا نرم افزار انبار می تواند بهتر از عملیات دستی و سنتی در سیستم انبار عمل کند موضوعی است که بسیاری از مسئولین سیستم مدیریت انبار از خود می پرسند.
تحولات اخیر در زمینه بازاریابی و تکنولوژی، شیوه های انبارداری را بسیار تغییر داده و منجر به توسعه در سبک طراحی نرم افزارهای انبار شده است.

چرا انبارداری سنتی را باید کنار گذاشت؟

در گذشته مدیریت برنامه انبار زمانی که همه چیز به صورت دستی انجام شد بسیار دشوار بود. پس از آن بزرگترین مشکل عدم استفاده از بارکد و فضای ناکافی در انبار بود.
شما فرض کنید تعدادی محصول قابل شمارش وارد انبار شما می شود که اگر به روش سنتی انبار خود را مدیریت کنید به راحتی آن را در دفتر ثبت می کنید. اما در این بین اقلامی نیز وجود دارند که به صورت فله ای هستند و قابل شمارش نیستند و به راحتی نمی توان در نرم افزار انبارداری تحت وب آن ها را اعمال کرد.
در نتیجه این عدم مغایرت موجب اعمال نشدن اسناد و انتقال اطلاعات اشتباه از سالی به سال دیگر در روش سنتی انبارداری می شود بنابراین برای ارائه راه حل در حسابرسی سنتی پیشنهاد می شود برای مقابله با این روند در حال تغییر، همانند بسیاری از شرکت ها با فن آوری های جدید مانند نرم افزار انبارداری و سیستم های انبارگردانی خود را گسترش دهید تا به خوبی برای کاهش هزینه ها و بهبود سطح خدمات به مشتریان بر اساس اطلاعات و اسناد ثبت شده در نرم افزار حسابداری انبارداری تصمیمات به موقع و اصولی بگیرید.

مزایای پیاده سازی سیستم مکانیزه مدیریت انبار

مدل تصمیم گیری در نرم افزار انبار تحت وب برای سودآوری سازمان بسیار مهم است. تحقیقات موجود نشان می دهد که شناخت اصول طراحی در برنامه انبار می تواند نقش مهمی در بهبود کارایی عملیات، کاهش خستگی، بهبود گردش کار کارکنان و سطح خدمات به مشتری داشته باشد.
مدیران کسب و کار با وجود تکنولوژی های جدید در برنامه انبارداری در تلاش برای ادغام زنجیره تامین، پاسخ سریع، تحویل به موقع و پاسخ کارآمد به مشتریان می باشند.

حذف کاغذ بازی در انبارداری نوین

با حذف نیاز به فرآیندهای کاغذی در نرم افزار انبار، هزینه های عملیاتی در تکنولوژی نرم افزار حسابداری انبار کاهش می یابد و به این ترتیب شرکت ها مجبور نیستند هزینه و زمان زیادی برای خرید کاغذ و ثبت اسناد کاغذی در نرم افزار انبارداری تحت وب صرف کنند.

در نرم افزار انبارداری آنلاین مشخصات، ورود و خروج، تعداد و .... کالا در کمترین زمان بدون نیاز به ثبت کاغذی امکان نگهداری و گزارش گیری از هر مکان و در هر زمانی را دارد.
پروتکل نرم افزار انبارداری از طریق استفاده از کدهای پیش برنامه ریزی شده به کارهای معمول کاغذ کاری یا اقدامات پردازش کار در برنامه انبارداری پایان داده است و همچنین کاهش مصارف کاغذ در نرم افزار انبار، تقاضای کمتری را در منابع جنگلداری ایجاد می کند که کار با نرم افزار انبار تحت وب خود کمک بسزایی به حفظ طبیعت می کند.

کنترل و مدیریت عملیات روزانه با تکنولوژی های روز

کنترل کالا در نرم افزار انبارداری تحت وب به کمک تکنولوژی های به روز می تواند تصمیمات ساده ای در مورد مکان ذخیره اقلام و اطلاع رسانی در پایانه های داده رادیویی داده و به کارکنان انبار اجازه می دهد در نرم افزار انبارداری اطلاعات را به وسیله اسکن بارکد به جای ورود به صورت دستی وارد کنند.
در همین حال ربات ها و ماشین های مرتب سازی می توانند محصولات و سفارشات را بر اساس اطلاعات نرم افزار انبار انتخاب و بسته بندی کنند.

مدیریت موجودی و کنترل ورود و خروج کالاها با دقت بالا

سیستم های مدیریت نرم افزار انبار حاوی انواع روش های هوشمند همچون قفسه بندی برای مدیریت ذخیره سازی کارآمد تر کالا است و اغلب توزیع کالاها و ثبت مشخصات آن در نرم افزار انبارداری وجود دارد بنابراین نه تنها مدیریت موجودی، بلکه مدیریت کالا در هنگام ورود یا خروج نیز اهمیت بسزایی در انبارداری دارد.
نرم افزار انبارداری به شما اجازه می دهد تا به طور کامل ورود و خروج عملیات مدیریت زنجیره تامین خود را در فرآیندهای سیستم انبار ببینید. یک نرم افزار انبارداری ایده آل و موثر می تواند ورود و خروج و موجودی کالا را از طریق استفاده از تگ های RFID یا بارکدهای مرتبط با نرم افزار انبار تحت وب در کنار استفاده از روش های قفسه بندی مدرن مدیریت کند.

پردازش پیشرفته روی کالاها

نرم افزار انبارداری به شما این امکان را می دهد که به هر مرحله از کسب و کار و عملیات زنجیره تامین از دریافت و اضافه کردن کالا گرفته تا بررسی کیفیت، حمل و نقل، گزارش دهی موجودی و مشخصات کالا دسترسی داشته باشید.
با نرم افزار انبار شما می توانید مشکلات انبارگردانی و پردازش روی کالا را قبل از اینکه مشکلی اتفاق بیفتد پیدا کنید.
برای مثال با وجود نرم افزار مدیریت انبار و ثبت اطلاعات کالا از طریق اسکن یک کارتن خروجی می توانید به صورت خودکار یک فاکتور در نرم افزار انبارداری تحت وب برای آن کارتن تولید کند سپس صورتحساب به طور خودکار در نرم افزار انبار به گیرنده ارسال می شود که در آن نرم افزار مدیریت انبار دریافت کننده یک پرداخت را ایجاد می کند و به طور خودکار یک رسید و تایید ایجاد می کند.

انسان جایز الخطا نیست، ممکن الخطاست و این احتمال برای همه انسان ها وجود دارد که دچار اشتباه و خطا شوند و اگر این خطا در انبار و کالاهای شما بصورت مداوم اتفاق بیوفتند شما در دراز مدت ضررهای شدیدی را متحمل خواهید شد.

وظیفه شما بعنوان مدیر و مسئول انبار این است که احتمال بروز خطا رو کاهش و یا در ایده آل ترین حالت حذف کنید. برای رسیدن به این هدف ابزارهای کارآمد و مناسبی باید تهیه شود.

پس چرا برای ردیابی موجودی کالاهایتان اینقدر به صفحات گسترده اکسل (Excel spreadsheet) اعتماد می کنید؟ فقط به خاطر اینکه اکسل یک برنامه نرم افزار کامپیوتری است باعث نمی شود بدون خطا شود. اکسل هنوز هم به کاربران تکیه دارد تا به صورت دستی اطلاعات کلیدی را به صفحات گسترده وارد کنند، و حتی بهترین تایپیست ها از هر ۳۰۰ ضربه کلید مرتکب یک خطا می شوند.

با گذشت زمان، اشتباهاتی که به ظاهر ساده می رسند اثر موج دار منفی، از درخواست اولیه تا زمان تحویل سفارش ایجاد می کنند.
در ادامه خواهید دید که چه عواملی میزان خطاهای انسانی را بالا میبرد و چگونه استفاده از یک سیستم مکانیزه برای نگهداری اطلاعات میتواند مدیریت انبارهایتان را آسانتر کند.

خطاهای انسانی  که در انبارداری دستی نقش دارند:

هیچ کس عمدا اشتباه نمی کند. با این حال، عوامل بسیار مختلفی، چه فردی و چه محیطی وجود دارد که بر عملکرد کارمند در طول کارش تاثیر می گذارد:

۱. خستگی:

کارمند شما ممکن است به هر علتی خسته باشد. خستگی می تواند تاثیر منفی بر عملکرد کارمند داشته باشد و قضاوت و تمرکز را مختل می کند.

۲. چندکاری:

کارمندان در کسب و کار های کوچک، چند کار را بصورت همزمان انجام می دهند. نمی توان تغییری در این داد. اگر کارمند خدمات به مشتریان شما مشغول تایپ سفارشات باشد، در حالی که تلاش می کند جای منشی را هم در وقت نهار پر کند چه اتفاقی می افتد؟ کار اضافه می تواند تمرکز او را برهم بزند و باعث شده سهوا کلیدهایی را اشتباه وارد کند.
یا کارمند مراقبت های پزشکی که داروهای بیماران متعددی را در نوبت خود حمل می کند تا در وقت صرفه جویی کند ممکن است در آخر داروی اشتباهی را به بیماری بدهد. نیازی به گفتن نیست که هر اشتباه می تواند پرهزینه، یا حتی تهدید کننده زندگی شود.

۳. استرس عاطفی:

شاید کارمندی با همکار خود اختلاف داشته باشد یا یک مشتری ناراضی در اول روز کاری با او تماس گرفته باشد. حتی اگر آنها سعی کنند احساسات شان را کنترل کنند، باز هم چنین مسایلی آنها را ناراحت می کند و می تواند ذهنشان را از کار دور کند.

۴. محیط پر سر و صدا:

جلوگیری از سر و صدا سخت است، به خصوص در انبار کالا. هنگامی که سر و صدای زیادی وجود داشته باشد مغز سخت تر می تواند بر روی وظایف تمرکز کند.

۵. ساختار خدمات:

هنگامی که با یک تیم کوچک کار می کند یا بخاطر سفارش ها یا تعطیلات آخر هفته کارکنان، دچار کمبود نفر می شوید، کار بسیاری خواهید داشت، اما نفراتی که دارید برای انجام دادن موثر و کارآمد این حجم کار کافی نیستند. چنین وضعیتی به نوبه خود کیفیت کار را کمرنگ می کند چون کارکنان باید از کار بزنند تا بتوانند آن را سروقت انجام بدهند.

شما می توانید کنترل خیلی زیادی داشته باشید. اما نکته اینجا است که کارکنانتان همیشه دچار نوعی حواس پرتی می شوند که می تواند منجر به اشتباه آنان شود. آنچه که می توانید کنترل کنید این است که چه ابزاری برای کمک به بهتر انجام دادن کار در دسترس داشته باشید. هنگامی که یک نرم افزار انبارداری و مدیریت موجودی  کالا را پیاده سازی می کنید، استفاده از بارکد و اسکنر نه فقط نیاز به ورود داده ها را حذف می کند، بلکه دقت را نزدیک به ۱۰۰٪ افزایش می دهد. همچنین باعث صرفه جویی در زمان می شود، در نتیجه کارکنان بیشتری می توانند بر روی استراتژی های رشد شرکتتان تمرکز کنند.